Em um mundo cada vez mais acelerado, manter a vida pessoal organizada pode parecer um desafio. Felizmente, aplicativos de produtividade como Trello e Notion oferecem soluções digitais para planejar tarefas, gerenciar projetos e centralizar informações. Mas qual deles é o mais indicado para quem busca uma rotina pessoal eficiente e flexível?
Neste comparativo completo, você vai descobrir os recursos, pontos fortes e limitações de Trello e Notion, receber orientações sobre preços e integrações, e entender qual ferramenta casa melhor com seu perfil.
Visão geral das plataformas
O que é o Trello?
Trello é uma ferramenta baseada no método Kanban, que organiza projetos em quadros (boards), listas e cartões (cards). Cada cartão representa uma tarefa ou ideia, e pode conter checklists, prazos, anexos e comentários. A navegação visual e o arraste-e-solte tornam o Trello intuitivo, ideal para quem busca simplicidade.
O que é o Notion?
Notion é uma plataforma all-in-one que combina notas, bancos de dados, wikis e quadros Kanban. Funciona por meio de “blocos” que podem ser textos, imagens, tabelas, galerias ou listas. A flexibilidade do Notion permite construir desde simples to-do lists até CRMs pessoais e planos de estudo complexos.
Interface e usabilidade
Trello: foco no visual
- Dashboard limpo: exibe quadros que podem ser abaixados para seções pessoais (Ex.: “Casa”, “Viagens”, “Projetos”).
- Arraste e solte: mover cartões entre listas é prático e rápido.
- Curva de aprendizado baixa: ideal para quem quer começar sem configurações avançadas.
Notion: flexibilidade com curva maior
- Editor modular: blocos podem ser reorganizados, duplicados e aninhados.
- Espaços de trabalho personalizáveis: crie páginas principais e subpáginas para cada área da vida.
- Necessita mais tempo para dominar: o potencial de customização exige investimento inicial em templates e estudo de estrutura.
Recursos e funcionalidades
Gestão de tarefas
- Trello:
- Listas e cartões com prazos, etiquetas coloridas e checklists.
- Butler (automações simples) para mover cartões automaticamente.
- Notion:
- Bancos de dados com “views” em lista, galeria, Kanban e calendário.
- Relacionamentos entre bancos de dados para conectar tarefas a metas ou projetos.
Armazenamento de informações
- Trello: anexos ilimitados até 10 MB no plano gratuito; 250 MB no plano Business Class.
- Notion: arquivos ilimitados até 5 MB no gratuito; até 100 MB no Personal Pro; ilimitado em planos Team e Enterprise.
Templates e comunidade
- Trello:
- Galeria de modelos para gerenciamento de finanças pessoais, planejamento de viagens, listas de leitura.
- Menos variedade comparado ao Notion, mas suficientemente diversificada.
- Notion:
- Marketplace com milhares de templates criados pela comunidade: bullet journals, cronogramas de estudos, trackers de hábitos.
- Integração fácil de templates com apenas um clique.
Integrações e automações
Conectividade no Trello
- Power-Ups: por quadro, você pode adicionar automações, calendário, Google Drive, Slack, Zapier e muito mais.
- Limite no gratuito: apenas 1 Power-Up ativo; planos pagos liberam múltiplos.
Conectividade no Notion
- Integrações nativas: Google Calendar, Slack, Figma.
- Pipelines via API: Tools como Make (antigo Integromat) e Zapier permitem automações complexas.
- Webhooks e scripts: para usuários avançados que desejam personalizar fluxos de trabalho.
Preços e planos
| Ferramenta | Plano Gratuito | Plano Individual | Plano Equipes/Business |
| Trello | Ilimitado | US$ 5/mês por usuário | US$ 10/mês por usuário |
| Notion | Ilimitado (5MB) | US$ 8/mês (100MB) | US$ 15/mês por usuário |
- Trello Gratuito: recursos básicos de Kanban, um Power-Up, 10 MB por anexo.
- Notion Gratuito: blocos ilimitados, 5 MB por arquivo, compartilhamento com até 5 convidados.
- Planos pagos: desbloqueiam automações, integrações, histórico de versões e maior armazenamento.
Mobilidade e multiplataforma
- Trello: apps Android, iOS, desktop e web, com sincronização em tempo real.
- Notion: aplicativos para Android, iOS, Windows, macOS e web; versão offline limitada (melhor nos planos pagos).
Segurança e privacidade
- Trello:
- Criptografia AES-256 at-rest e TLS in-transit.
- SSO, gerenciamento de acesso e logs de auditoria nos planos Enterprise.
- Notion:
- Criptografia AES-256, TLS.
- Controles de permissão granulares em nível de página e workspace.
Quando escolher Trello?
- Você quer começar rápido: poucas configurações e interface intuitiva.
- Foco em Kanban: ideal para listas de tarefas visuais e projetos simples.
- Orçamento apertado: plano gratuito já atende necessidades básicas.
- Automações simples: Butler permite regras básicas sem sair da plataforma.
Quando escolher Notion?
- Precisa de tudo em um: notas, tarefas, wikis e bancos de dados em um só lugar.
- Alta customização: crie dashboards pessoais, trackers de hábitos e planejamentos complexos.
- Templates prontos: use ou adapte milhares de layouts da comunidade.
- Expansão para equipes: escale e padronize processos conforme crescer seu uso.
FAQ – Perguntas Frequentes
1. Posso usar Trello e Notion juntos?
Sim. Muitos usuários gerenciam projetos estratégicos no Notion e criam fluxos diários no Trello.
2. Qual ferramenta tem melhor curva de aprendizado?
Trello é mais simples e rápido de adotar; Notion exige tempo para explorar a modularidade dos blocos.
3. É possível importar dados de Trello para Notion?
Sim. No Notion, use a opção “Import” e selecione Trello para migrar quadros e cartões.
4. Quais limitações do plano gratuito de cada um?
Trello limita Power-Ups e tamanho de anexos; Notion limita o tamanho de arquivos e número de convidados externos.
5. Qual oferece mais automações sem custo adicional?
Trello permite 1 Power-Up gratuito por quadro; Notion só permite integrações nativas e depende de serviços externos para automações gratuitas.
Conclusão
Na batalha Trello vs Notion, não há uma resposta universal—tudo depende do seu estilo de organização e do nível de complexidade desejado. Se você busca simplicidade e rapidez para suas tarefas diárias, Trello pode ser a escolha certa. Mas se prefere um ecossistema completo, com notas, bancos de dados e layouts personalizáveis, o Notion supera as expectativas.
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Jornalista apaixonada por desenvolvimento pessoal, produtividade e comunicação com propósito. Aqui compartilho reflexões e estratégias para viver e trabalhar com mais equilíbrio e significado.
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